CJF realizará novo descarte de documentos e processos administrativos

O presidente do Conselho da Justiça Federal (CJF), ministro Raphael de Barros Monteiro Filho, e o secretário-geral do órgão, Alcides Diniz da Silva participam na próxima terça-feira (13), da solenidade de eliminação de documentos e processos administrativos, às 17h, no prédio da Gráfica do CJF, em Brasília. Serão eliminados os processos administrativos relativos a contratação de serviços e documentos avulsos (ofícios, memorandos, relatórios, listagens etc) produzidos e recebidos pelo órgão entre 1985 e 2000, com temporalidades cumpridas e sem valor histórico, fiscal ou probatório.

“O objetivo maior da eliminação é otimizar os recursos físicos utilizados na guarda dos acervos. Com o descarte estão sendo desocupadas mais de 730 caixas de arquivo que serão reutilizadas, além de garras plásticas de processo e outros materiais. São aproximadamente 32.500 documentos eliminados ou 3,5 toneladas de papel, desocupando cerca de 145 metros lineares de prateleiras em 20 estantes de aço”, explicou a chefe da Seção de Arquivo do CJF e coordenadora da Comissão, Eloiza Rocha Pereira. Os papéis serão picotados, para garantir a segurança das informações, e enviados para reciclagem. A reciclagem de 3,5 toneladas de papel equivale à preservação de 21 árvores de dez anos de idade (cada tonelada de papel reciclado corresponde a seis árvores).

O acervo destinado para o descarte foi avaliado e selecionado pela equipe da Seção de Arquivo do CJF, que elaborou a Listagem de Eliminação de Documentos. A seleção dos documentos foi feita de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) aprovados pelas Resoluções do CJF n. 217/99, 359/04 e 393/04. O PCTT traz a classificação, por assunto, de todas as espécies de documentos administrativos, com os prazos de guarda e de eliminação de cada um. A Comissão de Avaliação de Documentos do CJF, composta por um representante de cada unidade administrativa, encarregou-se de aprovar a Listagem de Eliminação e garantir uma eliminação mais eficaz e segura.

A listagem dos documentos ficou disponível para consulta no Portal da Justiça Federal (www.justicafederal.gov.br) por 45 dias após a publicação do Edital. Nesse período, as pessoas interessadas puderam requerer à Comissão de Avaliação os documentos e processos administrativos para sua guarda, cumpridas as disposições estabelecidas no Edital. Não houve nenhum requerimento dos referidos.

Além do ganho ambiental e da economia de recursos físicos, a eliminação de documentos, realizada dentro das exigências técnicas da Arquivologia, reduz o espaço físico ocupado pelos papéis sem uso e a facilita a localização dos documentos, já que a redução do seu volume permite organizá-los melhor e de forma mais rápida. . “O espírito do programa é destruir o que não tem mais valor para melhor preservar os documentos com valor de guarda permanente ou histórico”, explica Eloiza.

Segundo a chefe da Seção de Arquivo do CJF, está sendo preparada nova listagem de eliminação e a intenção é que ainda este ano seja feito um terceiro descarte de documentos.

Recursos economizados com o descarte:

· 730 caixas-arquivo;

· 2.500 grampos plásticos de processo;

· 145 metros lineares de prateleiras;

· 20 estantes de aço;

· 20 m² de área.